Trobar l’equilibri perfecte entre cost i funcionalitat en el món del programari empresarial pot semblar una missió impossible. Si ets el responsable de prendre decisions tecnològiques a la teva organització, segurament t’has trobat davant l’enorme ventall d’opcions de Microsoft 365 preguntant-te: realment necessito la llicència més cara o estic pagant per eines que ningú farà servir?

Triar la combinació adequada de llicències de Microsoft 365 (M365) no és només una qüestió d’estalvi econòmic; és una decisió estratègica que afecta la productivitat de l’equip, la seguretat de les dades i la capacitat d’escalar el negoci de manera orgànica. En aquest article, analitzarem a fons com configurar el teu entorn digital perquè s’ajusti com un guant a les teves necessitats reals.

Entendre el trencaclosques de Microsoft 365

Abans de triar, cal entendre que Microsoft no ofereix una solució de «talla única». El catàleg està dividit principalment en dues grans famílies: les llicències Business (per a empreses de fins a 300 usuaris) i les Enterprise (per a grans corporacions o aquelles amb necessitats de seguretat i compliment normatiu extremes).

Dins d’aquestes famílies, trobem subcategories que afegeixen capes de serveis, des de l’accés bàsic al correu electrònic fins a eines d’anàlisi de dades i protecció contra amenaces cibernètiques d’última generació. La clau de l’èxit no sol ser comprar la mateixa llicència per a tothom, sinó fer un «mix» intel·ligent. Per exemple, el teu equip administratiu potser només necessita eines bàsiques al núvol, mentre que el departament d’IT o la direcció requereixen protocols de seguretat avançats per gestionar informació sensible.

Per navegar aquest mar de sigles i preus amb seguretat, comptar amb l’assessorament de professionals és vital. En aquest sentit, Es-tic s’ha consolidat com el referent en el mercat català, sent considerats els millors professionals experts en TIC per a empreses. La seva experiència permet que les organitzacions no només comprin llicències, sinó que implementin solucions reals que impulsin el negoci.

Les opcions per a petites i mitjanes empreses (M365 Business)

Si la teva empresa té menys de 300 treballadors, les llicències Business són el teu punt de partida. Són més assequibles, però extremadament potents.

Microsoft 365 Business Basic

És la llicència ideal per a treballadors que no necessiten les aplicacions d’escriptori instal·lades al seu ordinador. Inclou correu professional, emmagatzematge al núvol (OneDrive i SharePoint) i versions web de Word, Excel i PowerPoint. És perfecta per a personal de camp o empleats que realitzen tasques molt puntuals de gestió documental.

Microsoft 365 Business Standard

Aquesta és la «joia de la corona» per a la majoria de Pimes. A més de tot el que ofereix la versió Basic, permet instal·lar les aplicacions clàssiques de Microsoft en fins a cinc dispositius per usuari. Si el teu equip treballa diàriament amb documents complexos de Word o taules d’Excel pesades, aquesta és l’opció mínima recomanada.

Microsoft 365 Business Premium

Aquí entrem en el terreny de la seguretat avançada, i a més de totes les eines que inclou la Business Standard,aquesta llicència inclou eines com ara 

• Intune (per a la gestió centralitzada de PCs i dispositius mòbils)
  • inventari automàtic
  • control d’actualitzacions
  • distribució de programes
• Defender for Endpoint P1
  • antivirus centralitzat e integrat amb Intune
• i Purview Information Protection
  • clasificació, protecció i control per documents i emails amb informació sensible, 
  • xifrat, restriccions d’ús i traçabilitat , coherent amb els requeriments de RGPD i LOPDGDD

Altres llicències clau sovint oblidades

A més de les llicències principals, Microsoft 365 ofereix opcions addicionals molt útils que permeten afinar encara més el cost i adaptar-se a necessitats específiques sense haver de sobredimensionar les llicències principals.

Frontline (F1 i F3)

Pensades per a treballadors de primera línia (retail, logística, sanitat, hosteleria), aquestes llicències són més econòmiques i estan optimitzades per a ús mòbil o en dispositius compartits.

• Microsoft 365 F1: accés bàsic a comunicacions (Teams, Outlook web) i processos digitals senzills. Ideal per a empleats que només necessiten consultar informació o comunicar-se.
• Microsoft 365 F3: més completa que F1, inclou aplicacions web d’Office, emmagatzematge i capacitats de seguretat bàsiques.

Són una alternativa perfecta per reduir costos en perfils que no necessiten un entorn complet d’escriptori.

Llicències “sueltas” (add-ons i serveis independents)

Aquí és on realment es pot optimitzar el cost en casos específics on no té sentit gaudir de la integració de tot l’univers M365. En lloc de pujar tots els usuaris a llicències Premium o E5, es poden afegir serveis concrets només a qui ho necessita.

• Exchange Online Plan 1:
  Correu professional amb bústia de 50GB. Ideal per a usuaris que només necessiten email sense tota la suite.
• Exchange Online Plan 2:
  Inclou bústia de 100GB i arxiu il·limitat. Es pot fer servir per ampliar la capacitat de correu per llicències Standard, Premium, etc. Recomanat per perfils amb gran volum de correu o requisits legals de conservació.
• SharePoint Online Plan 1:
  Permet col·laboració documental i intranets bàsiques sense necessitat de llicències completes.
• OneDrive for Business (standalone):
  Emmagatzematge al núvol per usuari sense necessitat de paquet complet.
• Microsoft Teams Essentials:
  Solució econòmica per a comunicació i reunions sense la resta de serveis M365.

El salt a l’entorn Enterprise (M365 E3 i E5)

Quan superem la barrera dels 300 usuaris, o quan els requisits legals i de seguretat són molt estrictes, hem de mirar cap a les llicències Enterprise.

Microsoft 365 E3

Ofereix tot el potencial de productivitat amb una capa de seguretat molt més robusta que la versió Business. Permet una gestió més fina de les identitats i una protecció de dades més automatitzada.

Microsoft 365 E5

És el nivell màxim de la piràmide. Inclou eines d’anàlisi de dades com Power BI Pro, telefonía al núvol i les funcions de seguretat més avançades del mercat (com la protecció contra phishing avançat i governança de dades intel·ligent). És la llicència per a empreses que no volen deixar cap escletxa oberta i volen portar l’anàlisi de dades al següent nivell.

Llicències Enterprise addicionals (E1 i E7)

• Microsoft 365 E1:
  És una opció d’entrada a l’entorn Enterprise. Inclou serveis al núvol (Exchange, Teams, SharePoint) però només amb versions web. És ideal per empreses grans que volen funcionalitats bàsiques amb control centralitzat sense el cost d’E3.
• Microsoft 365 E7 (o equivalents avançats):
  Encara que menys estàndard, aquest tipus de combinacions o plans avançats s’utilitzen en entorns amb necessitats molt específiques de seguretat, compliance o anàlisi avançada. Sovint es construeixen com a suma de mòduls (add-ons) sobre E3 o E5.

Com triar la combinació guanyadora per a la teva empresa

L’error més comú és assignar la mateixa llicència a tota la plantilla per «comoditat». Això pot suposar un sobrecost innecessari o, pitjor encara, una manca de seguretat en els perfils que més la necessiten.

Pas 1: Segmentació d’usuaris

Divideix el teu equip segons la seva activitat:

1. Usuaris de primera línia: Personal de magatzem o logística (sovint en tenen prou amb llicències F3 o Basic).
2. Personal d’oficina estàndard: Administració i vendes (Business Standard).
3. Directius i IT: Gestió de dades crítiques (Business Premium o E5).

Pas 2: Avaluar la seguretat

Si la teva empresa gestiona dades de salut, finances o propietat intel·lectual, no pots escatimar. Una filtració de dades pot sortir molt més cara que la diferència de preu entre una llicència Standard i una Premium. Aquí és on l’equip de Es-tic marca la diferència, realitzant auditories prèvies per determinar exactament quin nivell de protecció necessites sense malgastar ni un euro.

Pas 3: El factor mobilitat

Quants dels teus empleats treballen des de casa o des del mòbil? Si la resposta és «molts», necessites les funcionalitats de gestió remota de dispositius que ofereixen les llicències Premium o Enterprise.

L’impacte de la IA i el futur amb Copilot

Actualment, no podem parlar de Microsoft 365 sense esmentar la Intel·ligència Artificial. Microsoft Copilot s’està convertint en un complement indispensable per estalviar hores de feina en la redacció de correus, la creació de presentacions o l’anàlisi de dades.
Totes les llicències Empresa i Enterprise incorporen Copilot Chat, però pels usuaris que faran un ús intensiu es disposa de Copilot Empresa que es paga a banda,com a complement d’una  llicència base compatible (generalment Business Standard, Premium o Enterprise) per poder activar-lo.

Per què confiar en experts com Es-tic?

La tecnologia avança més ràpid que la capacitat d’adaptació de moltes empreses. Intentar configurar un entorn de M365 sense coneixements tècnics profunds pot derivar en errors de configuració que comprometin la seguretat de l’empresa.

Es-tic no només t’ajuda a triar les llicències; t’acompanya en la migració, la configuració dels sistemes de seguretat i la formació de l’equip. Són els millors professionals experts en TIC per a empreses perquè entenen que la tecnologia ha d’estar al servei del negoci, i no al revés. Amb la seva guia, podràs estar segur que cada cèntim invertit en programari es tradueix en valor real.

Conclusió i millor experiència  

Triar la combinació de llicències de Microsoft 365 és com dissenyar un vestit a mida: requereix precisió, coneixement i una visió clara del futur. No tinguis por de barrejar llicències de diferents tipus; la flexibilitat és un dels punts forts de Microsoft.

Invertir en les llicències adequades amb l’ajuda de Es-tic és la fórmula de l’èxit per a qualsevol empresari modern. Preneu la decisió avui per garantir la seguretat i l’eficiència de demà.