Sabem perfectament què sents. Tens aquesta sensació de «caos controlat» (que, siguem sincers, de vegades és més caos que control) amb els arxius de la teva empresa. Potser esteu repartits entre un Google Drive que ja no dóna més de si, un servidor local que fa un soroll sospitós al rack, o un NAS que tothom fa servir però ningú sap ben bé com mantenir segur. En molts casos tampoc els fitxers són accesibles quan teletreballes o viatges.

I aquí és on apareix la paraula màgica: Microsoft 365. Concretament, el salt cap a SharePoint (SHP) i Microsoft Teams.

Però, per on es comença? No és només «arrossegar carpetes». És una transició cultural i tècnica. En aquest article t’explicarem com fer aquesta migració amb èxit i per què comptar amb grans professionals amb molta experiència, com els d’es-TIC, és important.

Per què abandonar els NAS i servidors físics?

Fa deu o quinze anys, tenir un servidor a l’oficina era el símbol de «ser una empresa seriosa». Avui, per a molts, és una senyal clara de limitacions i de trobar-se lligat a un paradigma obsolet i car. Les principals raons per aquest profund moviment són

El manteniment: Un pou sense fons

Un servidor físic o un NAS requereix electricitat, refrigeració i, sobretot, atenció humana. Si un disc dur falla divendres a les 20:00h, tens un problema. Al núvol (SharePoint), la infraestructura és responsabilitat de Microsoft. Tu només t’ocupes de les teves dades.

La seguretat i el Ransomware

Els servidors locals són blancs fàcils si no estan perfectament actualitzats. Una migració a SharePoint et permet implementar polítiques de seguretat avançades, xifratge de dades i autenticació multifactor (MFA) que un NAS domèstic difícilment pot igualar.

El teletreball i la ubiqüitat

Si la teva gent ha de connectar-se a una VPN lenta per obrir un PDF de 2MB, estàs perdent diners. Amb SharePoint i Teams, el fitxer està on estiguis tu tant des del PC com des del mòbil. Sense complicacions.

I tot això sense coedició, versionat automàtic, un potent cercador,  etc.

Tant el NAS com el servidor de fitxers de tota la vida continuen sense oferir-nos funcionalitats bàsiques com poder editar a l’hora un mateix fitxer, o construir un flux d’aprovació, entre d’altres.

I per si tot ho anterior fos poc, massa lluny de la IA i de Copilot

Els teus fitxers són una gran part de les dades-informació-coneixement de la empresa, però mentre es trobin a un NAS o un servidor de carpetes “de tota la vida” estan aïllats pel que fa a Copilot, la IA de M365. 

Google Drive vs. Share Point: El duel del núvol

Moltes empreses venen de Google Drive (Google Workspace). Tot i que és una eina fantàstica, quan l’empresa creix, no disposa de res semblant a Teams, a més de que SharePoint ofereix una estructura de governança molt més robusta. Teams és tot un nou paradigma digital de col·laboració integrada!

• Estructura: Google Drive és «propietat de l’individu» (encara que hi hagi unitats compartides). Tant Teams com SharePoint és «propietat de l’organització» i el que és més important…
• Integració amb Teams:
  • Els fitxers són part imprescindible del treball diari, però també les converses, reunions, tasques, etc. A Teams tot això s’integra de forma ordenada i senzilla per una veritable col·laboració.
  • I a més, si la teva empresa fa servir Excel, Word i Outlook, SharePoint no és una opció, és la opció. La co-autoria en temps real és, simplement, més fina i professional.

Les fases de la migració: El mètode professional d’es-TIC

Una migració no és un esdeveniment, és un procés. A es-TIC sempre recomanem seguir aquestes passes per evitar que la productivitat s’aturi.

Fase A: Inventari i Neteja (L’efecte «Mudança»)

Abans de posar les coses a les caixes, llença el que no serveix.

• Quants terabytes tenim realment?
• Quants fitxers estan duplicats?
• Quins fitxers no s’han obert des de fa molts molts anys?

Fase B: Disseny de la nova “llar” a Teams- SharePoint

No repliquis l’estructura de carpetes del teu NAS (que sol ser un caos de 15 nivells de profunditat acumulat al llarg del temps). Teams-SharePoint funciona millor amb estructures planes i t’ofereix una oportunitat única per endreçar-racionalitzar els espais de treball.

• Un equip de Teams amb el seu corresponent lloc de SharePoint:
  • per a cada departament (RRHH, Projectes, Comercial).
  • per a cada comité 
  • i fins i tot per col·laborar amb els proveïdors o clients més importants
  • Dins cada equip, canals de Teams: Per a la comunicació i col·laboració (xats, fitxers, reunions, tasques, etc)i.

Fase C: La migració tècnica

Amb l’ajut d’eines especialitzades. No ho facis a mà! Utilitzem eines com SharePoint Migration Tool (SPMT) o Mover.io. Aquestes eines mantenen les metadades (qui va crear el fitxer, quan es va modificar per darrera vegada).

Fase D – El factor humà: La resistència al canvi

Pots tenir la millor tecnologia del món, però si el teu equip no enten les raons del canvi o no sap fer-la servir, tornaran a enviar-se fitxers correu electrònic o treballaran a mig gas amb les noves eines. 

La migració ha d’anar acompanyada d’una formació i un acompanyament. A es-TIC no només movem les dades; ens assegurem que la teva gent entengui el nou paradigma i sàpiga fer servir les eines amb les millors pràctiques des del primer dia. El canvi de mentalitat de «la meva unitat Z:» a «el nostre equip Teams i el nostre lloc de SharePoint» és el repte més gran.

Per què es-TIC són els teus aliats ideals?

Moure les dades d’una empresa és com fer una operació a cor obert. No vols que la faci algú que «en sap una mica». Necessites especialistes.

es-TIC us pot ajudar per diversos motius:

1. Experiència local: Entenen el teixit empresarial de casa nostra.
2. Acompanyament extrem a extrem: Des de l’auditoria inicial fins al suport post-migració passant per la migració i la formació.
3. Seguretat per bandera: No es limiten a copiar fitxers; configuren tot l’entorn de seguretat seguint les millors pràctiques del sector.

Preguntes Freqüents

Quant de temps triga una migració?

Depèn del volum. Unes poques gigues es poden moure en un cap de setmana. Diversos Terabytes requereixen una planificació per fases que pot durar setmanes per no col·lapsar l’ample de banda.

Perdrem dades pel camí?

Amb un procés professional, la pèrdua de dades és zero. Es fan comprovacions d’integritat (checksums) per assegurar que el que surt d’origen (NAS, servidor, …)  arriba idèntic al SharePoint.

Què passa amb els fitxers molt grans?

SharePoint admet fitxers de fins a 250 GB, així que la majoria d’empreses no tindran cap problema, fins i tot amb fitxers de vídeo o disseny pesats.

El futur és al núvol, però amb guia

Fer el salt de Google Drive o d’un servidor físic o un NAS a l’ecosistema de Microsoft 365 és la millor decisió estratègica que pot prendre una empresa avui dia. Guanyareu en agilitat, seguretat  i, sobretot, en productivitat amb un treball modern, àgil i amb l’ajut de la IA (Copilot).

No deixis el patrimoni més important de la teva empresa —la seva informació— en mans de la improvisació. Contacta amb es-TIC i transforma la teva manera de treballar per sempre.